Para referirme a las herramientas que facilitan la delegación, empezaré definiendo la acción de Delegar, que es asignar autoridad a otra persona para llevar a cabo una actividad específica, transformándose en una habilidad esencial i fundamental para el crecimiento de los individuos, ya sea a nivel personal, dónde el ejemplo más claro es el primer día que dejas a tu hij@ ir sólo a comprar el pan, o a nivel de empresa, cuando tu rol es el de responsable de la gestión de una compañía, o a nivel de agrupación o sociedad, cuando debes delegar la gestión a otros componentes del grupo.
En todos los niveles de nuestra vida nos vemos obligados a delegar, por este motivo es fundamental que tengamos herramientas que facilitan la delegación y que nos ayuden a identificar cómo ejecutar la acción, a identificar cada uno de los componentes, y conseguir el éxito en la práctica.
Sin olvidar que la persona que delegó el trabajo sigue siendo responsables del resultado del trabajo delegado, por lo que se hace necesario mantener en la delegación una parte del control.
En este sentido os propongo herramientas que facilitan la delegación, fáciles de incorporar en las acciones habituales, que con el uso diario se pueden llegar a transformar en un patrón de actuación que nos dote de mayor eficacia, y estas herramientas forman parte de los procesos de Mentoring.
Partimos de la típica frase que todos hemos usado alguna vez cuando alguien nos indica que debemos delegar, una tarea, una acción o cualquier otro trabajo. Casi automáticamente nos inclinamos en responder:” yo ya lo hago, es el otro que no lo quiere asumir, y esto me obliga a retomarlo, ¿Qué quieres que haga?”.
Te propongo que analices mi circuito de la delegación, que se basa en 4 fases, y dónde desarrollo las herramientas que favorecen la delegación para que puedas llegar a crear un esquema personal de delegación
“Una de las mejores maneras de persuadir a los demás es escuchándolos”
Dean Rusk
# La escucha es un paso clave esencial para conocer, evaluar y valorar la persona que tienes delante, sus miedos, sus capacidades y los motivos que le impulsan a aceptar la delegación.
Este ejercicio lo debemos afrontar mediante la escucha activa ya para que debemos profundizar para poder obtener los resultados. La habilidad de escuchar no es sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está diciendo nos dibujará a la persona, y llegaremos al primer resultado que precisará de decisiones a tomar antes de delegar:
Se empieza pensando en el resultado
Stephen R. Covey
En el mentoring Las preguntas son palanca para el cambio. Ayudan a enfocar la conversación, a poner la atención y el foco en el mentee. Espacios dónde hay que parar, frenar el ruido interior, dejar las prisas, las obligaciones del día a día y dedicar tiempo a pensar y reflexionar en uno mismo. Esta reflexión consigue generar una actitud distinta en el mentee, abrir nuevos escenarios para afrontar y mirar su realidad, cambiar el estado en el que se encuentra y generar alternativas para crecer. Cómo nos indica Patricia Villanova en su post del 28 de septiembre, cómo una buena herramienta para desarrollar capacidades, indispensable para acompañar a una persona y ofrecerle herramientas que facilitan la delegación.
Sólo se mejora lo que se puede medir
Peter F. Drucker
# Delimita en que consiste la delegación, identifica y estructura lo que debe asumir. Es necesario poner en común las expectativas que tenemos el uno del otro. Cuanto más definidas esté la delegación, mejor podremos fijar objetivos y el proceso de acompañamiento será una causa sin dejar espacio a la ambigüedad.
Es conveniente ir poniendo pequeñas metas que nos lleven al objetivo final, utilizandolas como herramientas que nos facilitan la delegación. Muchas veces el que delega y el delegado pueden tener criterios de medidas diferentes a los pactados y que, de forma inconsciente no son comentados. Esto puede derivar en un sentimiento de frustración, por no haber obtenido lo que se esperaba. Es por ello por lo que debe haber un espacio de #acompañamiento donde puedan surgir las expectativas no declaradas, posible origen del fracaso de la delegación, y es en este marco dónde se ha de crear el diálogo para poner de manifiesto la posibles desviación, motivos y acciones a realizar para retomar de nuevo el camino del éxito de la delegación.
Un objetivo sin un plan es solo un deseo
-Antoine de Saint-Exupéry
Todo objetivo precisa un plan que indique las acciones a tomar y el momento en el que debemos ejecutarlas, según la estructura planteada para llegar a nuestro objetivo. Han de ser revisadas y actualizadas constantemente. El plan es cómo un ser vivo, crece y se modifica a medida que se ejecuta.
Debemos #empatizar para poder llevar a cabo el proceso de acompañamiento, cómo se siente la persona en quien delegamos, que puntos le ha costado más superar, que limitaciones se ha encontrado, que miedos le han surgido, de modo que seamos capaces de darle las herramientas que le puedan hacer crecer cómo persona y en su capacidad de asumir la delegación.
No podemos olvidar la implicación del delegado ya que condiciona en un alto grado el éxito de la delegación.
Las bajas implicaciones pueden llegar a crear barreras y/o dificultades, que para que puedan ser superadas la persona que delega se vea obligada a realizar controles más exhaustivos y frecuentes en el tiempo, crear mecanismos y/o procedimientos para responder ante ellas.
Llegados a este punto nos colocamos de nuevo en la casilla inicial, la escucha, la valoración de nuevo de la persona, que ya no es la misma, ha crecido, ha cambiado y que podemos retomar y seguir ayudando en el crecimiento. No repetimos el proceso, ha habido cambios que nos colocan de nuevo en el inicio, volvemos a preguntarnos si la persona que tenemos delante es capaz de asumir la delegación, delimitar…. y podremos volver a utilizar las herramientas que facilitan la delegación.
¿Quieres saber cómo un proceso de Mentoring te puede ayudar en los procesos de delegación? Aplicando la escucha activa, a través las preguntas poderosas, dándote herramientas para que las utilices.
Créditos Imagen principal: Gerd Altmann
Mentora en Organización, Finanzas, y Acompañamiento y Desarrollo de Empresas | LinkedIn